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Wie man als Hotelmitarbeiter:in Vorgesetzte von neuen Software Tools in Hotels überzeugt.

In unserer Zeit als Director of Finance und Director of Revenue haben wir uns viel mit unterschiedlichen digitalen Systemen und Software beschäftigt. Einige waren sinnvoller, andere weniger sinnvoll und meistens wussten wir das erst, nachdem wir sie eine Weile ausprobiert hatten, um zu messen wie effizient oder wirtschaftlich sie wirklich waren.

Nur wenige Software-Tools, die auf die Hotellerie spezialisiert sind, haben eine kostenfreie Testversion und bei einem Großteil reicht die Zeit nicht aus, um herauszufinden, ob es einen wirklichen Kosten-Nutzen gibt. 

Nebst zu kurzen Testversionen scheiterten wir als Abteilungsleiter wegen fehlenden Budgets daran, neue, digitale Werkzeuge zu implementieren, oder weil wir nicht wussten, wie eine Betreuung der neuen Software automatisch zu sichern ist. 

Typische Fragen zu neuer Software, über die wir damals stolperten, waren:

  • Wieviele Mitarbeiter können effektiv mit dem Tool arbeiten?
  • Wie lässt sich der Mehrwert anhand von festen KPIs berechnen?
  • Wie lange dauert die tägliche Systempflege und das Setup?
  • Welche Setup-Kosten kommen auf das Unternehmen zu?

Um eine Entscheidung für die richtige Software zu treffen und diese in eurem Hotel zu implementieren, glauben wir, gibt es nun zwei unterschiedliche Möglichkeiten:

a)         Ihr stellt das Tool in einer endlosen Schleife innerhalb des Jour Fixes eurem / eurer Vorgesetzten vor. Meist verargumentiert sich, es fehle Budget und ihr rutscht mit dem Tool an das Ende der Todo Liste vom Jour Fixe, bis es dann schließlich ganz von der Liste verschwindet.

b)         Ihr erstellt mit etwas Vorbereitung einen Business Case und stellt am Ende die alles entscheidende JA / NEIN Frage.

Ein solcher Business Case hört sich erstmal nach viel Arbeit, Anglizismen und komplizierten Excel Tabellen an. Genau dann verwechselt ihr einen Business Case  mit einem Business Plan. Dieser Business Case ist deutlich kürzer und prägnanter als ein ausführlicher Business Plan.

Hier unsere fünf wichtigsten Tipps, die in einem Business Case berücksichtigt werden sollten, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

#1 - Was sind die Vertrags-Details der Software, die angeschafft werden soll?

Als erste Grundlage solltest du genau wissen, wie lange sich dein Unternehmen an einen neuen Vertragspartner bindet. Eventuell gibt es Setupkosten oder eine hohe Vertragslaufzeit. Das solltest du frühestmöglichst herausfinden. Der Vorteil: Bei einem Tool ohne lange Vertragslaufzeit kann wenig schief gehen. Viele Unternehmen haben die Setup Kosten reduziert, um die Implementierung so einfach wie möglich zu gestalten. Daher diesen Punkt unbedingt in deinen Powerpoint Slides unterbringen!

#2 - Was ist der Mehrwert und wobei hilft mir das Tool in meinem Alltag?

Ein essenzieller Punkt, denn meist stellen Geschäftsführer Abteilungs-Profis (wie dich) ein, damit du der Spezialist in deinem Gebiet bist. Selten kennt ein Geschäftsführer deine täglichen Sorgen, Herausforderungen in der Effizienz von Systemen oder in der Kommunikation mit Mitarbeitenden und sieht, wenn überhaupt, nur die positiven oder negativen Ergebnisse. Sei so konkret wie möglich und zeige Herausforderungen mit den aktuellen Systemen so spezifisch wie möglich auf. Hier ist weniger definitiv mehr (es muss realistisch bleiben)!

#3 - Ist eine Verbesserung von KPIs durch das Tool ersichtlich?

Im besten Fall lassen sich kurz-, mittel- oder langfristige Ergebnisse anhand von weichen oder harten Faktoren messen, die du dir über die Zeit ansehen kannst und somit die Einführung und Kosten der Software ohne Probleme rechtfertigen kannst. Hierzu solltest du auch dem Software- oder Systemanbieter einen Eindruck von deinem Anwendungsbereich geben. Überdenke, ob diese Punkte bei euch zutreffen und nutze sie als Argumentationsgrundlage. 

#4 - Lässt sich eine Kosten-Nutzen-Kalkulation aufstellen?

Einer der schwierigsten Punkte, wenn du die möglichen Verbesserungs-KPIs definiert hast, ist es, eine Kosten-Nutzen-Kalkulation aufzustellen. Möglicherweise musst du einen guten Teil deiner Arbeitszeit mit diesem Programm verbringen, reduzierst daher im besten Fall deine Arbeitszeit und erreichst ein besseres Ergebnis als vor der Implementierung des Tools. Wenn du hier sehr einfach greifbare Punkte hast, könnte die Erstellung eines Diagramms Sinn machen. Wenn nicht, dann eine Pro-Contra-Liste, wobei die Punkte für die Software deutlich überwiegen sollten. 

#5 - Sell like hell!

Schlussendlich geht es bei der Präsentation des Business Cases darum, eine klare Meinung zu vertreten (“Ich könnte mir vorstellen, dass …” vs. “Ich denke, einen enormen Mehrwert bekommen wir durch …” ). Wenn du dich sehr gut auf die Präsentation des Business Cases vorbereitet hast, wirst du von deiner Präsentation überzeugt sein und auch hinter dem stehen, was du benötigst.

 

Abschließend: Wenn du von einer Idee, die deinem Hotel einen Mehrwert bringt, überzeugt bist, raten wir dir einen strukturierten und gut vorbereiteten Business Case zu erstellen. Auch wenn er gut strukturiert ist, ist der Prozess meist mit viel Diskutieren und Feilschen verbunden. Dafür kannst du deinen Arbeitsalltag möglicherweise erheblich verbessern und viele Mitarbeitende mit einer Verbesserung ihres Alltags erfreuen. Nur Mut und teile gerne dein Feedback oder Herausforderungen mit uns. Wir freuen uns von dir zu hören.

Über die Autoren

Alexander Mutavdzic - Director of Finance Mandarin Oriental München

Alexander Mutavdzic ist seit dem 01.12.2022 Director of Finance im Mandarin Oriental München. Durch seine vielseitige Erfahrung in unterschiedlichsten 4-5 Sterne Hotels kennt er sich sehr gut mit den aktuellen Finance Themen und Herausforderungen in der Deutschen Hotellerie aus.

Robert Nagel - Geschäftsführer Revard Digital

Robert Nagel hat 2022 seine Firma Revard Digital gegründet, um Hotels bei der Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen zu helfen. Zuvor war er bei berner+becker revenue management Director of Consulting und hat das Roomers Munich, Autograph Collection als Director of Revenue gemeinsam mit Alexander eröffnet.

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